Документооборот

Компания "Вест Концепт" предлагает решения по автоматизации документооборота, разработанные на базе продуктов Microsoft Office SharePoint.

Автоматизация документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

Автоматизация документооборота может также быть одним из этапов внедрения корпоративного портала.

Основные задачи автоматизации документооборота:

• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• повышение контроля исполнения работ по документам;
• увеличение продуктивности работы сотрудников;
• облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
• информационная безопасность предприятия.

В результате многолетнего опыта работы с компаниями строительного рынка специалистами "Вест Концепт" было разработано специализированное решение «СЭД Стройка», предназначенное для реализации задач управления делопроизводством и проектами в компаниях строительного сектора.

Функционал системы позволяет

1. Осуществлять большинство операций без участия бумажных носителей, снизить объемы ручного ввода и дублирования информации, автоматизировать архивы документов, процессы канцелярии, согласования договорной деятельности, ОРД (приказы, заявки, поручения):

• Построение альтернативных иерархий документов - в разрезе проекта, вида работ, типа документа и т.д.
• Контроль изменений - ведение журнала событий
• Поддержка версионности документов
• Поиск в содержимом документа
• Он-лайн и оф-лайн редактирование документации
• Простой интерфейс передачи документов Drag&drop
• Формирование индивидуальных представлений для пользователей

2. Создать единый портал коммуникаций между сотрудниками, где они смогут получить информацию о последних новостях в компании, новых назначенных задачах, загружать шаблоны необходимых документов, создавать рабочую область совещания, приложив необходимые для работы документы, протоколы и начать работу с задачами по итогам совещания:

3. Обеспечить прозрачный контроль исполнительской дисциплины, с назначением ответственных лиц по задачам и документам, отслеживанием статуса их выполнения, формированием уведомлений о незакрытых задачах как для исполнителя, так и для контроллера.

4. Обеспечить безопасный доступ к системе и передаче данных.

Преимущества автоматизации документооборота

Тактические преимущества:

• Физическое освобождение места
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу
• Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
• 6% документов безвозвратно теряются
• Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (Один наш отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест с Microsoft Office SharePoint Server 2007, на одной конференции сказал о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения СЭД)
• Автоматизация электронного документооборота на 20-25% увеличивает производительность труда персонала
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

Пример расчетов возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного документооборота
Для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

• "Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов
• Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ
• В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно
• Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу
• Средняя годовая зарплата $12.000 в год ($1.000 в месяц)
• Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Расчет экономии после внедрения СЭД:
(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $24.000
Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $1.100 экономии в год в расчете на одного сотрудника.
Если в Вашей организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то Вы экономите $110.000 в год.

Стратегические преимущества:

• Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве)
• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам)
• Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации
• Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере
• Улучшение контроля за исполнением документов

Результаты

Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

Решение "Документооборот" существует в редакциях для следующих программных продуктов: