Комплексная автоматизация Международного Делового Центра "Виктория"

Компания «Вест Концепт» завершила проект по комплексной автоматизации Международного Делового Центра «Виктория». Обеспечено полноценное ведение учета по российским и международным стандартам на базе Microsoft Dynamics NAV,  автоматизированы  бизнес-процессы бэк, фронт-офиса и точек продаж, создана ИТ-инфраструктура. Комплексное решение позволяет руководству МДЦ «Виктория» оперативно получать информацию и оптимизировать процесс принятия управленческих решений.

Ситуация

Руководство МДЦ «Виктория» приняло решение приступить к  автоматизации комплекса еще на этапе его строительства. Для эффективного управления деловым центром необходимо было создать единое информационное пространство.
«Мы поручили реализацию всего проекта компании «Вест Концепт», имеющей большой опыт в автоматизации гостиничных комплексов, знающей специфику этого бизнеса, оборудование и системы, используемые для автоматизации основных бизнес-процессов. Помимо прочего у компании есть опыт комплексного управления проектами с привлечением нескольких подрядчиков, что явилось для нас также одним из определяющих факторов при выборе интегратора», — комментирует Дмитрий Олегович Виноградов, генеральный директор МДЦ «Виктория».

Выбор решения

Перед компанией «Вест Концепт» топ-менеджмент МДЦ «Виктория» поставил следующие задачи:

• Автоматизировать бухгалтерский, налоговый и оперативный учет;
• Автоматизировать управленческий учет с возможностью получения отчетности по международным стандартам USALI;
• Автоматизировать все бизнес-процессы фронт-офиса;
• Автоматизировать учет в точках продаж;
• Создать необходимую ИТ-инфраструктуру.

В качестве оптимального варианта комплексной ИТ-системы, удовлетворяющей поставленным требованиям, специалисты «Вест Концепт» предложили МДЦ «Виктория» OPERA Express PMicrosoft от HRS в качестве фронт-офисной системы и решение компании Tillypad для автоматизации точек продаж. Бэк-офисной системой, объединяющей и обрабатывающей финансовые данные обеих систем, стало отраслевое решение  ВестKoнцепт|Отель&SPA, разработанное специалистами «Вест Концепт» на базе Microsoft Dynamics NAV.

«Мы остановили свой выбор на решении Microsoft Dynamics NAV, так как эта система обладает необходимой для нас функциональностью и предоставляет широкие возможности для дальнейшего развития бизнеса. Кроме того, решение ВестKoнцепт|Отель&SPA официально зарегистрировано корпорацией Microsoft и успешно функционирует более чем в 20-ти ведущих гостиницах России, что подтверждает его надежность», — комментирует Дмитрий Олегович Виноградов, генеральный директор МДЦ «Виктория».

Решение

Внедрение Microsoft Dynamics NAV стартовало в конце 2008  года. Со стороны МДЦ «Виктория» активное участие в проекте внедрения принимали генеральный директор, главный бухгалтер и начальник отдела ИТ.
В Microsoft Dynamics NAV реализованы следующие модули:

• Российский бухгалтерский учет — правильная организация плана счетов и аналитических измерений дают возможность одновременно получать аналитическую и управленческую отчетность и не «ломать» работу бухгалтерии.
• Налоговый учет — реализована возможность ведения налогового учета по Налоговому Кодексу РФ и формирования декларации по налогу на прибыль.
• Регламентная бухгалтерская отчетность – на основе данных, проведенных по бухгалтерскому учету, в системе формируются бухгалтерский баланс, приложение к бухгалтерскому балансу, отчет о прибылях и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, расчет по налогу на имущество и декларация по НДС.
• Финансовая управленческая отчетность, бюджетирование - автоматизация управленческого учета производилась с использованием стандартов USALI, в соответствии с которыми система формирует как отчетность по всему МДЦ «Виктория», так и по его отдельным подразделениям. Кроме того, в данном модуле реализованы функции формирования и контроля исполнения бюджетов делового центра.
• Касса/Банк — реализовано ведение операций с денежными средствами по банку и кассе, акцепт платежей, проверка их по бюджету, интеграция с системой банк-клиент.
• Продажи и клиенты — функциональность модуля позволяет вести в системе расчеты с клиентами. В системе реализован классификатор клиентов, деление данных в котором пользователь может формировать по своему усмотрению. Возможно ведение учета расчетов с клиентами в разрезе договоров.
• Покупки и поставщики - данный модуль предоставляет возможность вести расчеты с поставщиками. В системе реализованы классификаторы поставщиков, подотчетных лиц и  налоговых органов. Разбивку данных в классификаторах пользователь может формировать по своему усмотрению. Возможно ведение учета расчетов с контрагентами в разрезе договоров.
• Складской учет — модуль позволяет вести учет и инвентаризацию товаров в разрезе складов и подразделений МДЦ «Виктория».
• Производство-общепит — модуль тесно интегрирован с системой POS-терминалов. Благодаря реализованной выгрузке, данные по проданным блюдам из системы POS-терминалов попадают в Microsoft Dynamics NAV. Для каждого блюда в системе можно создать рецепт и произвести его калькуляцию. Кроме того, в системе реализовано большое количество различных отчетов, в том числе по продаже алкогольной продукции.
•  Планирование закупок - планирование закупок в МДЦ «Виктория» ведется в разрезе карточек товаров, в которых указывается точка дозаказа и количество для дозаказа. С помощью этих параметров система предлагает пользователю товары, необходимые к пополнению.
• Основные Средства – специфичным для внедрения этого модуля в МДЦ «Виктория» было то, что большинство Основных Средств, используемых в деловом центре, являются арендованными. Для них создаются карточки ОС и производится оприходование на забалансовые счета. Система позволяет получать информацию о местоположении ОС и  производить их перемещение. Для собственных основных средств система дает возможность создавать новые карточки  с использованием классификатора, также в нем полностью автоматизированы механизмы создания и отмены документов покупки, ввода в эксплуатацию, перемещения и списания Основных Средств. Система автоматически проверяет местонахождение основного средства на момент расчета амортизации и выбирает счет для начисления затрат по амортизации.

«Автоматизация управленческого учета  в МДЦ «Виктория» реализована с использованием стандартов USALI, так как одной из основных целей проекта являлось получение финансовой отчетности, позволяющей оценить эффективность деятельности, как всего предприятия, так и каждого из его подразделений. Мы считаем, что эти стандарты являются наиболее подходящими для ведения гостиничного бизнеса, дают его полную прозрачность и соответствуют требованиям российского законодательства», — отмечает Анна Левина, руководитель проекта комплексной автоматизации МДЦ «Виктория» со стороны компании «Вест Концепт».

Совместно с компанией «Вест Концепт» специалисты HRS автоматизировали бизнес-процессы фронт-офиса, такие как прием и размещение, бронирование и резервирование номеров. Кроме того, была произведена интеграция с различными системами фронт-офиса, в том числе со специализированной гостиничной телефонной системой, системой авторизации кредитных карт, системой тарификации телефонных звонков, системой электронных дверных замков и с фискальным регистратором.

Специалисты «Вест Концепт» и сотрудники компании Tillypad  автоматизировали  учет реализации в точках продаж МДЦ «Виктория», а также осуществили интеграцию с системой фронт — офиса OPERA Express PMicrosoft.

Результаты

Внедрение отраслевого решения  ВестKoнцепт|Отель&SPA на базе Microsoft Dynamics NAV позволяет вести учет покупок, продаж, денежных средств, движения товаров, основных средств, заработной платы персонала, калькуляцию производства общепита, а также формировать регламентную, налоговую и финансовую отчетности. Для получения единого информационного пространства была реализована интеграция с системами OPERA Express PMicrosoft и Tillypad.

В результате, к своему открытию МДЦ «Виктория» получила современную ИТ-инфраструктуру и комплексную информационную систему, в которой реализованы все бизнес-процессы фронт-офиса, управление точками продаж, автоматизирован бухгалтерский, налоговый и оперативный учет. Также существует возможность получения управленческой отчетности по международным стандартам USALI.