Офисный и проектный электронный документооборот

Модуль «СЭД» (Система электронного документооборота) решения КАПСТРОЙ автоматизируюет в комплексе функции документооборота и корпоративного портала и обладает следующими бизнес-ценностями:

• безопасное структурированное хранение информации;
• эффективное использование материальных и людских ресурсов и снижение затрат на хранение документов;
• снижение временных издержек на нахождение необходимых документов/информации;
• невозможность потери документов;
• своевременное согласование и утверждение документов, контроль над движением документов;
• контроль за материальными и людскими ресурсами (задачи и поручения), получение различной отчетности в разрезе сотрудников и задач;
• единое информационное пространство для головной компании и филиалов, возможность коллективной работы;
• веб-доступ - рганизация мобильного офиса в любой момент времени из любой точки мира;
• обеспечение коммуникаций между сотрудниками, управление корпоративной культурой;
• широкие возможности разработки.

В модуле реализованы следующие задачи:

Управление проектной и строительной документацией

• построение альтернативных иерархий документов - в разрезе проекта, вида работ, типа документа и т.д.;
• контроль изменений - ведение журнала событий;
• поддержка версионности документов;
• поиск в содержимом документа;
• он-лайн и оф-лайн редактирование документации;
• простой интерфейс передачи документов Drag&drop;
• формирование индивидуальных представлений для пользователей;

Управление чертежами

• настройка индивидуальной кодификации чертежей (автор, стадия, объект, уровень, статус и т.д.);
• формирование отчетности по согласованным чертежам, объектам, статусам, стадиям и т.д.;
• полноценный поиск чертежей;
• формирование индивидуальных фильтров для пользователей, например по автору документа.

Тендеры и выбор поставщиков

• шаблоны для создания тендера;
• контроль сроков проведения тендера, в привязке к началу выполнения строительных работ;
• база данных по существующим поставщикам по видам работ, поставляемым материалам и т.д.
• хранение контактной информации;
• возможность приглашения участников;
• отслеживание поступивших заявок от участников;
• отслеживание статуса тендера - в процессе, заявки собраны, анализ, принятие решений.

Отслеживание выполнения строительных работ

• постановка задач сотрудникам, службам, подрядчикам;
• контроль исполнения задач;
• отчетность по выполнению задач.

Информация со строй-площадки

• интеграция с веб камерами
• формирование фотокартотеки объекта строительства
• автоматическое документирование снимков

Согласование строительной документации

• запуск процесса согласования чертежа, договора, акта выполненных работ, оплаты;
• автоматическое уведомление участника процесса о необходимости согласования;
• внесение корректировок, контроль изменений, версионность;
• утверждение/отклонение документации.

Канцелярия

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• отслеживание сроков реагирования на запросы государственных структур;
• формирование отчетности.

Адресная книга

• ведение единого справочника контактов всех участников строительства;
• возможность группировки по наименованию организации;
• интеграция с адресной книгой Microsoft Outlook.

Календарь

• планирование совещаний;
• планирование времени работы строительной площадки, зоны разгрузки;
• планирование внутренних мероприятий.

Проведение совещаний

• формирование повестки совещания из шаблонов, прикрепление необходимой документации;
• рассылка приглашений на совещание;
• формирование задач участникам строительства по результатам совещания;
• контроль исполнения задач;
• автоматический перенос невыполненных задач на следующее совещание;
• формирование отчетности по совещаниям, по проектам, по службам (Заказчика, ПЭО, ПТО и т.д.).