Как эффективно управлять торговой сетью?

Журнал "Ювелирное обозрение", №6, июнь 2010

Одними из важнейших составляющих успешного ведения сетевого торгового бизнеса, безусловно, являются грамотная организация товарооборота и наличие разветвленной сбытовой сети. О том, как ускорить обработку потоков товара и оптимизировать складские запасы посредством автоматизированной системы учета рассказывает руководитель отдела внедрения ERP* компании «Вест Концепт» Михаил Ширшов.

Что можно и нужно автоматизировать?

Как правило, решения, предлагаемые компаниями-поставщиками, состоят из интегрированных модулей, каждый из которых предоставляет пользователю определенный набор возможностей по управлению бизнес-процессами ювелирной сети. При этом совокупная функциональность системы охватывает все аспекты деятельности компании. Набор модулей может выглядеть следующим образом.

1. Планирование и формирование заказов покупки. 
Модуль предназначен для оперативного контроля ожидаемых дат поставки на склад и отгрузки по каждому заказу.

2. Технологическая обработка товара на складе.
Применение технологии штрихкодирования позволяет достичь 99%-ной точности вводимых данных, повысить эффективность рабочих процессов на складе и в торговых точках, ускорить процесс обработки товаров, улучшить процессы инвентаризации.

3. Контроль производительности труда.
Отчеты, формируемые системой, позволяют увидеть информацию по каждому сотруднику склада, а также по количеству оприходованных им товаров. Кроме того, система позволяет увидеть все процессы, которые прошел товар и которые ему еще предстоит пройти.

4. Ценообразование ювелирной продукции, управление дисконтами.
Модуль предназначен для назначения цен на каждое изделие, а также для проведения маркетинговых акций и реализации программ лояльности.

5. Распределение товара по розничной сети.
Система позволяет автоматически распределять в магазины компании товар, пришедший на центральный склад.

6. Интеграция с системами POS-терминалов.
Информация о продажах из кассовых терминалов загружается в систему автоматически.

7. Управление операциями продажи товаров.
Модуль предназначен для контроля и подготовки к учету продаж товаров по всей ювелирной сети.

8. Инвентаризация.
Ревизор заносит информацию в терминал данных. Данные из терминала выгружаются в текстовый файл. Далее система автоматически списывает недостачи и оприходует излишки.

Помимо этого решение для организации работы ювелирной сети должно обладать соответствующим номенклатурным справочником, позволяющим учитывать некоторые характеристики ювелирных изделий, такие как уникальный артикул поставщика, вид металла, вид огранки, дизайн изделия, его размер, тип, количество камней, средний вес и др.

Внедрение информационных технологий в первую очередь позволяет обеспечить руководство компании достоверной информацией, позволяющей принимать оптимальные и эффективные управленческие решения. При помощи ERP-системы можно проводить полный анализ остатков ювелирной продукции и в оперативном режиме осуществлять инвентаризации по магазинам и центральному складу. Важным аспектом является возможность получения различных видов аналитической отчетности - такой, как анализ продаж
ювелирной сети по различным сегментам и регионам.

Сроки и стоимость реализации проекта

На организацию автоматизации системы учета товара в ювелирной сети потребуется не менее полугода, а
иногда и год. При этом продолжительность самого важного шага - предпроектного обследования - может составлять от двух недель до двух месяцев. Достаточно много времени может уйти на техническое обеспечение. После того, как у заказчика и исполнителя возникло полное понимание того, что и для чего следует автоматизировать, после закупки и установки технического обеспечения наступает этап настройки всех систем, а также обучения и тестирования пользователей. На осуществление этих работ требуется от одного до двух месяцев. Конечной стадией комплексной автоматизации является поддержка всех систем в промышленной эксплуатации. Это означает, что пользователи работают уже в реальном режиме, при необходимости обращаясь за поддержкой к специалистам. Длительность адаптации составляет один месяц.

Стоимость проекта автоматизации варьируется в зависимости от размеров объекта, требований к автоматизации и уровня внедряемых систем. Для каждого клиента цена обычно рассчитывается индивидуально, так как на нее влияет множество различных факторов.

Внедрение ERP-системы на ювелирном предприятии

Заказчик: ювелирная сеть, являющаяся одной из крупнейших по количеству магазинов в Санкт-Петербурге. Первые магазины открылись в 2000 году, и с самого начала ориентировались на массового покупателя. За 7 лет своего развития компания превратилась в крупного игрока рынка, в 130 городах РФ действовало 378 магазина. В 2006 году компания открыла несколько магазинов в регионах.

Цель: наладить централизованное управление сетью розничных магазинов, центральных складов и своевременно принимать и реализовывать управленческие решения.

В рамках проекта разработчики внедрили и настроили модули складского учета и управления товарными потоками, штрихкодирования ювелирных изделий, управления себестоимостью и ценообразованием ювелирной продукции и др. По мнению разработчиков, ювелирные изделия являются товаром с эластичным спросом, и внедрение модулей «Управление дисконтами» и «Ценообразование» позволили управлять ценовой политикой компании и увеличить маржу ювелирных изделий на 17 %.

Процедура штрихкодирования, обирковки и последующей идентификации прибывшего на склад изделия после внедрения ERP протекает более оперативно - обработанный на стадии приемки товар помещается в определенные зоны склада, закрепленные за конкретными торговыми точками. По мере наполнения ячеек и корзин товаром оператор перемещает его в филиалы сети. При этом для формирования документов перемещения используются данные, полученные при наполнении товаром закрепленной за точкой зоны склада. Функционал решения системы уменьшил количество недостач за счет возможности оперативного проведения инвентаризации на торговых точках и центральном складе. После запуска модуля складского учета и управления товарными потоками сроки оборота товаров сократились на 15 %.

Кроме описанных модулей система учета в ювелирной сети располагала стандартным набором функций, позволяющих избежать двойного ввода данных в систему, обеспечивающих снабжение финансовой службы первичной информацией для ведения бухгалтерского и налогового учета, а также предоставляющих службам логистики данных для планирования закупок с учетом прогнозируемой потребности. После доработки модуля «Контроль производительности труда», сотрудники финансового отдела ювелирной сети смогли получать отчет об объеме выполненных работ сотрудниками склада в автоматическом режиме и производить расчет заработной платы на основе этих данных. Также был решен вопрос ценообразования ювелирной продукции в модуле «ценообразование ювелирной продукции» была разработана система матриц для автоматического контроля над формированием розничных цен, контроля наценок, переоценки изделий на торговых точках.

Внедрение этих функций позволило как более гибко управлять ценовой политикой сети, так и оперативно корректировать её в связи с меняющейся обстановкой на рынке ювелирных изделий.

Результаты в цифрах:

• Возможности обработки товара центральным складом после запуска системы в эксплуатацию вырос-
  ли с 30 кг ювелирных изделий до 70 кг в день, без увеличения числа рабочих мест на складе.
• За счет автоматизации модулей распределения и планирования товара средний срок оборота товара
  сократился на 15%.
• Уменьшились потери драгоценных металлов и камней при сторонней переработке на 38 % за счет
  оперативного контроля остатков материалов у производителей.
• Уменьшилось количество недостач товара за счет появившейся возможности оперативного проведе-
  ния инвентаризации на торговых точках и центральном складе.
• Достигнуто увеличение маржинального дохода от реализации ювелирных изделий на 17% за счет пе-
  рехода к централизованному управлению дисконтными схемами.