Бюджетный контроль затрат

Неотъемлемой частью системы бюджетирования компании являются функции бюджетного контроля затрат. Бюджетный контроль затрат представляет собой совокупность инструментов и мероприятий по проверке целесообразности и эффективности распределения и использования финансовых ресурсов компании.

Основные задачи бюджетного контроля затрат:

• эффективное распределение бюджетов между подразделениями компаний;
• повышение качества управленческой отчетности;
• выявление возможности экономии средств и оптимизации затрат;
• выявление неэффективных видов деятельности, подразделений, направлений;
• повышение качества решений в финансовой сфере.

Результатом бюджетного контроля становится снижение затрат как отдельных подразделений, так и компании в целом.


Рассмотрим этапы бюджетного контроля затрат с использованием автоматизированных систем бюджетирования.

Этап 1: Планирование затрат
Осуществляется на двух уровнях. Сначала происходит планирование затрат внутри каждого департамента, а затем на их основе формируется бюджет затрат всей компании.

При этом автоматически контролируется, чтобы каждый департамент своевременно предоставлял данные в отдел бюджетирования. К плановым затратам могут относиться заказ ТМЦ, услуг, транспортные издержки и прочее.

В свою очередь, отдел бюджетирования проверяет предоставленные бюджеты на эффективность и актуальность , корректирует их фиксирут окончательный вариант в автоматизированной системе бюджетирования компании.

Этап 2: Контроль заявок на расход
При осуществлении закупки сотрудник того или иного отдела должен заводить заявку на расход, на основании которой осуществляется контроль закупки. Далее данная заявка отправляется на сверку с заявленным департаментом бюджетом. В случае совпадения с ранее утвержденным бюджетом, ей присваивается тип «бюджетная». Происходит уменьшение лимитов бюджета, после чего осуществляется закупка.

При несовпадении заявленного и планируемого бюджетов заявке присваивается статус «внебюджетная». В данном случае для совершения закупки необходимо дополнительное согласование, которое удобно совершить с использованием системы документооборота. В нее из учетной системы загружается форма расходной заявки и отправляется по всем согласующим подразделениям. В случае успешного прохождения всех этапов согласования «внебюджетной заявки», по ней может быть сделан расход.

После совершения покупки по заявке происходит сравнение заявленной суммы с приходными документами. Если данные совпадают, то приходный документ проводится в автоматизированной системе бюджетирования. В случае несовпадения в сторону превышения проверяется, попадает ли сумма превышений в допустимый диапазон отклонений от бюджета. Приходный документ учитывается только в случае, если сумма попадает в допустимый диапазон. В противном случае приходный документ автоматически попадает в систему бюджетирования на вторичное согласование.

Этап 3: Контроль платежей
На основании совершенной закупки ответственный сотрудник заводит заявку на оплату. В зависимости от типа взаиморасчетов с контрагентом, можно выделить 2 типа заявки на оплату: заявка на аванс (предоплата) и заявка на оплату. Заявка на аванс формируется из бюджетной или внебюджетной согласованной заявки. Заявка на оплату формируется автоматически после проведения приходных документов в системе. Оба типа заявок дополнительно согласовываются и отправляются в оплату в Финансовый отдел. В свою очередь, финансовый отдел, формирует платежные поручения в систему «Банк-Клиент».

Этап 4. Анализ бюджета
Сравнение планируемых и фактически осуществленных затрат по каждому департаменту происходит в соответствии с утвержденным в компании регламентом. Затраты могут анализироваться с точки зрения двух позиций:

• планового и фактически потраченного бюджета
• дополнительно согласованного внебюджетного расхода в разрезе расхода с признаком «сверх бюджета» (расхода, который предварительно не был заявлен в расходной заявке).

Постановка бюджетирования