Электронный документооборот

Компания "Вест Концепт" предлагает решения по автоматизации документооборота, разработанные на базе продуктов Microsoft Office SharePoint.

Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение СЭД позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

Основными задачами внедрения СЭД являются:

• эффективное управление документопотоками на предприятии;
• централизованное хранение документов;
• повышение контроля исполнения работ по документам;
• увеличение продуктивности работы сотрудников;
• облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
• информационная безопасность предприятия.

SharePoint может быть использован для создания сайтов, предоставляющих пользователям возможность для совместной работы. Создаваемые на платформе SharePoint сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов. Пользователи могут управлять и взаимодействовать с информацией в списках и библиотеках документов используя контролы, называемые веб-части (SharePoint WebParts).

SharePoint представлен в виде продуктов Windows SharePoint Services (WSS), Microsoft Office SharePoint Server (MOSS). Помимо этого, предлагается инструментальное средство Microsoft Office SharePoint Designer (SPD).

В результате многолетнего опыта работы с компаниями строительного рынка специалистами "Вест Концепт" было разработано специализированное решение «СЭД Стройка», предназначенное для реализации задач управления делопроизводством и проектами в компаниях строительного сектора.

Какие же выгоды получают компании от автоматизации документооборота?

Внедрение корпоративных СЭД дает организациям два типа преимуществ: тактические и стратегические.
1. Тактические преимущества внедрения СЭД связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов.

Итак, автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:

• Физическое освобождение места
• Уменьшение затрат на копирование
• Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
• Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
• Уменьшение затрат на бумагу
• Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
• 6% документов безвозвратно теряются
• Каждый внутренний документ копируется до 20 раз (Один наш отечественный заказчик, у которого было установлено около 100 рабочих мест с Microsoft Office SharePoint Server 2007, на одной конференции сказал о 3-хкратном сокращении затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов после внедрения СЭД)
• Автоматизация электронного документооборота на 20-25% увеличивает производительность труда персонала
• Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

Пример расчетов возврата от инвестиций в корпоративные системы электронного документооборота
Представление об экономическом эффекте от внедрения в организации СЭД, такой как Microsoft Office SharePoin Server 2007, на этапе концептуальной проработки можно получить на некоторых гипотетических расчетах. Безусловно, получение более точных цифр требует проведения комплексного обследования предприятия и апробирования модели СЭД на одном из структурных подразделений.
Для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

• "Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов
• Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты
• В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ
• В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно
• Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу
• Средняя годовая зарплата $12.000 в год ($1.000 в месяц)
• Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%

Расчет экономии после внедрения СЭД:
(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х $24.000
Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается $1.100 экономии в год в расчете на одного сотрудника.
Если в Вашей организации работает 100 сотрудников, и все они работают с документами, то Вы экономите $110.000 в год.

2. К стратегическим преимуществам внедрения СЭД относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить.
Итак, внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

• Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• Улучшение контроля за исполнением документов.

Главный результат автоматизации документооборота - наведение порядка в работе с документами, существенная оптимизация бизнес процессов, сокращение сроков принятия управленческих решений и повышение эффективности работы организации в целом. После внедрения СЭД руководство компании получает эффективный инструмент управления, необходимый для развития бизнеса в современных условиях.

История успеха Venture Investment & Yield Management LLP

Решение "СЭД Стройка"

Microsoft Office SharePoint Server

Доступ к демо-базе Microsoft SharePoint 2010

Microsoft Office SharePoint Services

Microsoft Office SharePoint Designer

За дополнительной информацией Вы можете обратиться к Дмитрию Миняеву, ведущему консультанту:
по телефонам: +7 (812) 309-06-54 (в Санкт-Петербурге) или +7 (495) 663-73-38 (в Москве)
мобильный: +7 911 136 2799
по e-mail: DMinyaev@westconcept.ru