«Вест Концепт | Сеть отелей»

Информационная система «Вест Концепт | Сеть отелей», разработанная специалистами «Вест Концепт» на базе продукта Microsoft SharePoint Server, позволяет решать вопросы, связанные с управлением как отдельно взятым гостиничным комплексом, так и сетью, состоящей из двух и более гостиниц.

В системе «Вест Концепт | Сеть отелей» реализованы функции консолидации данных по оперативным и финансовым показателям гостиничных комплексов и формирования различной отчетности, необходимой для эффективного управления в индустрии гостеприимства. Аналитические возможности решения позволяют рассматривать отраслевой гостиничный бизнес как один или несколько центров прибыли или инвестиций, как в финансовых, так и в натуральных показателях деятельности.

Решение позволяет

• рассчитывать загрузку гостиницы (Occupancy)
• рассчитывать среднюю выручку за номер (Average Rate)
• определять эффективность деятельности гостиничного комплекса, а так же каждого из его подразделений
• формировать затраты гостиничного комплекса, а так же каждого из его подразделений
• получать информацию по движению денежных средств в гостиничном комплексе, а так же каждого из его подразделений
• сравнивать фактические и плановые показатели по всем вышеописанным пунктам на основании бюджетов
• вести ценообразование на основе анализа безубыточности и удельных затрат
• сравнивать показатели деятельности с результатами деятельности других гостиничных комплексов
• отслеживать работу гостиниц и подразделений в режиме он-лайн из любой точки мира

Процессы

Процессы, происходящие в системе, можно условно поделить на 6 этапов.

1. Занесения плана по гостиничному комплексу в специальную форму

Форма может заполняться как финансовым контролером Управляющей компании, так и на местах в отелях. Занесение данных производится через модуль бюджетирования, интерфейсом которого является Ms Excel.

 2. Просмотр плана через интернет

Данный инструмент полезен для следующих лиц:

• Генеральный директор и финансовый контролер Управляющей компании (анализ плана по всем отелям)
• Генеральные менеджеры или финансовые контролеры в отелях (анализ плана только по своему гостиничному комплексу)

Инструмент позволяет топ-менеджерам удаленно (через сеть Интернет) получать оперативно актуальную информацию по гостиничной сети.

3. Получение управленческой отчетности в разрезах бюджетных статей и центров финансовой отчетности

Автоматическая настройка распределения бухгалтерских данных по бюджетным статьям. В качестве бухгалтерской системы может использоваться любая учетная система (1С, Ms Dynamics NAV, SUN и т.д.).

4. Промежуточная выгрузка данных между бухгалтерской системой и системой управленческой отчетности/ бюджетирования

Данная выгрузка может проводить по расписанию без участия пользователей. Сотрудникам гостиничных комплексов ничего не требуется делать для того, чтобы Управляющая компания получала оперативно ( в заданной периодичностью) управленческую отчетность.

В случае необходимо ручных корректировок, данных файл может быть доступен для корректировок ответственным специалистам.

5. Анализ данных по конкретному отелю через интернет

Инструмент предназначен для представителей Управляющей компании и генеральных менеджеров отеля. На корпоративном портале Управляющей компании каждый отель имеет свою страницу, где размещается вся актуальная управленческая информацию по деятельности отеля. Форма представления информации, набор отчетов и показателей, графиков и диаграмм может быть произвольный.

6. Анализ данных по всем отелям сети
Анализ проводится через интернет представителями управляющей компании.
На корпоративном портале для топ менеджеров Управляющей компании формируется страница с консолидированной информацией по всей гостиничной сети в разрезе гостиничных комплексов. Удаленно (через сеть интернет) можно получать актуальную управленческую информацию. Форма представления информации, набор отчетов и показателей, графиков и диаграмм может быть произвольный.

Инструменты управления

1. Формирование управленческой отчетности по стандартам USALI

Решение «Вест Концепт | Сеть отелей» позволяет формировать отчетность USALI на основании данных, полученных из систем, используемых в бэк офисе гостиничных комплексов (традиционно российские гостиницы используют решения на базе 1С Бухгалтерия). Модификация текущих бухгалтерских систем при этом не требуется.

Отчетность дает наиболее объективный взгляд на работу каждой гостиницы и подразделения, предоставляя информацию в разрезе плановых и фактических показателей. Такая аналитическая отчетность позволяет принимать управленческие решения, предоставлять отчетность для банков и инвесторов, видеть финансовый результат в разрезе каждого центра ответственности и как следствие повышать инвестиционную привлекательность объекта управления.

2. Формирование отчетности по загрузке гостиницы и средней выручки за номер

Для управления гостиничным комплексом необходимо производить расчет некоторых оперативных показателей, данные для которых отсутствуют в системе бэк офиса. Такие данные мы можем получить из системы фронт офиса. Основными показателями, которые можно рассчитать на основании информации полученной из системы фронт офиса являются:

• Загрузка гостиницы (Occupancy)
• Средняя выручки за номер (Average Rate)

Эти показатели в первую очередь используются для сравнения эффективности деятельности гостиничных комплексов одного уровня между собой.

Далее представлены примеры отчетов, которые генерируются на основании полученных данных.

3. Консолидация данных гостиниц и управляющей компании

При консолидации данных, получаемых в управляющую компанию из разных гостиничных комплексов - все данные снабжаются дополнительным признаком - код гостиницы. Данная аналитика позволяет формировать отчетность, как в разрезе каждого гостиничного комплекса, так и по всей сети отелей, находящейся под руководством управляющей компании.

Финансовые операции, происходящие между гостиницами, входящими в единую есть при консолидации взаимоисключаются из отчетности, что позволяют анализировать отчетность по сети гостиничных комплексов без внутрифирменных оборотов.

Расходы управляющей компании распределяются по заданным алгоритмам распределения на каждую из гостиниц, входящую в сеть, причем данные правила, могут быть как «простыми» - например распределение по количеству гостиниц, так и более «сложные» - в зависимости от количества номеров, площади, звездности, региона, доходности и т.д. Данные правила могут быть настроены финансовым контролером в интуитивно понятном интерфейсе системы «Вест Концепт | Сеть отелей».

Отраслевой сайт «Вест Концепт» по решениям для гостиничных комплексов http://www.hotel-solution.ru/

«Отель&СПА» на сайте Корпорации Microsoft

Новости. Hilton выбирает систему управления отелем «Отель&СПА» от «Вест Концепт» 

Новости. НашОТЕЛЬ выбрал решение «Отель&СПА»