Постановка и оптимизация бизнес-процессов

Каждый успешный менеджер задается вопросами: как увеличить прибыль предприятия и снизить издержки? Какую стратегию поведения на рынке выбрать? Как наиболее эффективно организовать функционирование предприятия и управление им? Деятельность любого предприятия - это целый ряд определенных процессов. Их изменение или модернизация позволяет решать не только организационные, но и технологические проблемы, повышает качество продукта (товара, услуги).

Компания "Вест Концепт" предлагает услуги по постановке и оптимизации бизнес-процесов компаний.

Процессный подход

Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов

Технология оптимизации бизнес-процессов

В каких случаях необходимо оптимизировать бизнес-процессы

Выгоды для собственников

Выгоды для топ-менеджеров

Выгоды для сотрудников

Процессный подход

Большинство организаций сегодня относится к категории функционально-ориентированных, когда структура организации построена в соответствии с выполняемыми функциями и имеет строгую иерархическую подчиненность «сверху - вниз».

Функционально-ориентированные организации характеризуются целым рядом недостатков, среди которых:

• слабая ориентация на клиента;
• непроизвольная разрушительная конкуренция между подразделениями, принадлежащими к различным функциональным структурам;
• отсутствие заинтересованности работающих в конечном результате.

Альтернативой функциональному управлению организациями является процессный подход, состоящий в систематической идентификации и управлении применяемых организацией процессов, и особенно взаимодействиями таких процессов.

От эффективности бизнес-процессов напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность компании.

Формализация процессов - основа всей работы по построению в компании регулярного системного менеджмента.

Когда процессы компании описаны, можно проводить следующие работы:

• Внедрять управление на основе показателей эффективности
• Оптимизировать структуру компании
• Вырабатывать положения и подразделения и должностные инструкции
• Разрабатывать регламенты
• Оптимизировать документооборот компании
• Создавать и/или улучшать внутренние информационные системы
• Внедрять систему управления качеством
• Совершенствовать систему управления персоналом по всем направлениям: от подбора до мотивации и развития

• Развивать корпоративную культуру

Реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов

При внесении изменений в деятельность компании руководителю приходится искать компромисс между опасностью сломать непродуманным решением налаженные и устоявшиеся процессы и желанием повысить эффективность максимальным образом. Второй вариант, как правило, предполагает полное перестроение всего управления бизнесом, т.е. отказ от старого метода и построение кардинально нового. Именно на этом основывается реинжиниринг бизнес-процессов.

Практически любой руководитель в своей работе много раз использовал прием оптимизации бизнес процессов, когда можно сформулировать четкие правила принятия решения. Как только появляются такие правила - принятие решения делегируется вниз и это дает эффект в экономии, ускорении, качестве.

Известный гуру в области бизнес-процессов Том Давенпорт выделяет следующие различия между реинжинирингом и оптимизацией (усовершенствованием) бизнес-процессов:

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Однозначного ответа на вопрос: «с какой скоростью надо менять бизнес-процессы?» нет. Ответ сильно зависит от конкретной ситуации в Компании.

Реинжиниринг нужен в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения - появление принципиально новых технологий, товаров, услуг, игроков

Оптимизация или улучшение бизнес-процессов нужны совершенно в других ситуациях. Когда поводов для особого беспокойства нет, но есть небольшие досадные накладки и недостатки в деятельности любимой компании: товар приходит с опозданием, только десятая часть переговоров заканчивается продажей и т.п

Технология оптимизации бизнес-процессов

Технология оптимизации бизнес-процессов  базируется на основных принципах:

1. Перед оптимизацией надо зафиксировать ход протекания бизнес-процессов в виде моделей «Как есть». Описания должны быть четкими и однозначными и доходить до уровня на котором видна конкретная работа сотрудников. Если описать процессы не удается, в данной ситуации можно выстраивать их заново.
2. При оптимизации процессов оценку оптимальности надо вести от частного к общему. При оценке работы конкретного исполнителя надо проверять, что является результатом правильного выполнения, какие данные или материалы исполнитель получает на входе, что он с ними делает, насколько оптимальны его действия, время работы и продолжительность выполнения процедуры. Проанализировав каждую процедуру и выявив явные недостатки можно оценивать оптимальность управления бизнес-процессом, а также оптимальность группы процессов.
3. Принцип «последовательных уступок». Устраняя неоптимальность по одному критерию, есть высокая вероятность ухудшить процесс по другому. Поэтому нелобходимо оценивать преимущества и недостатки и делать обоснованный выбор. По недостаткам надо разработать предложения по исправлению, перерисовать с их учетом модель процесса «Как будет», а также оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса. Важным моментом является улучшение форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры.
4. Настоящая оптимизация процессов неизбежно усиливает нагрузку на исполнителей, поэтому есть вероятность встретить сопротивление сотрудников.

В каких случаях необходимо регламентировать процессы

• Если необходимо повысить прозрачность и управляемость компании.
• При передаче управления наемному менеджеру, при смене руководителя или продаже бизнеса. Владельцу бизнеса понадобится описание бизнес-процессов, поскольку любой акт передачи требует составления описи того, что передается.
• При внедрении информационных систем (ERP-системы и т. п.). В этом случае необходимо не только описание, но и реинжиниринг бизнес-процессов. Корпоративные ИС в настоящее время, как правило, внедряются традиционным образом, исходя из функционала внедряемой системы. При этом сквозные процессы предприятия, «проходящие» через несколько модулей системы, остаются непрозрачными, и поэтому их автоматизация дает незначительный эффект. Процессно-ориентированное внедрение позволяет преодолеть данный недостаток
• При построении интегрированного холдинга. Например, компания, торгующая мебелью, покупает мебельное производство, затем лесопильный цех и выстраивает вертикальную структуру. Навести порядок в новой структуре можно, когда процессы описаны, входы-выходы обозначены.
• Если речь идет о бывшем государственном предприятии. Обычно все бизнес-процессы таких организаций еще с советских времен хранятся в голове у главного инженера или главного технолога. Этих людей становится все меньше, и их знания уходят неописанными.
• Построение системы процессного управления также является необходимым условием разработки системы менеджмента качества предприятия в соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001. При этом наличие разработанных моделей процессов предприятия существенно облегчает как подготовку предприятия к сертификации, так и саму сертификацию. В свою очередь, сертификация предприятии по ИСО 9001 не только создает предпосылки для повышения качества продукции, но и позволяет привлечь новые, необходимые для дальнейшего развития, инвестиции.

Потенциальные выгоды для собственников

• Повышение прозрачности и управляемости Группы Компаний
• Нацеленная на достижение стратегических целей структура Холдинга
• Увеличение производительности работы подразделений Холдинга за счет устранения дублирующих функций
• Четкое разграничение зон ответственности, функций и полномочий между топ-менеджерами
• Повышение корпоративной культуры сотрудников Холдинга

Потенциальные выгоды для топ-менеджеров 

• Четкое понимание своих зон ответственности, функций и полномочий, целей и задач
• Повышение управляемости и производительности подразделений за счет оптимальной организационной структуры и процессов
• Снижение рисков возникновения противоречий между структурными подразделениями за счет четкого разграничения функций и полномочий
• Минимизация барьеров при взаимодействии между подразделениями
• Получение основ для разработки регламентной базы и системы мотивирования персонала

Потенциальные выгоды для сотрудников 

• Увеличение производительности за счет оптимально выстроенных процессов
• Понимание своей зоны ответственности и полномочий и своего вклада в достижение стратегических целей Холдинга

За дополнительной информацией Вы можете обратиться к Вадиму Цветкову, коммерческому директору:
по телефонам: +7 (812) 309-06-54 (в Санкт-Петербурге) или +7 (495) 663-73-38 (в Москве) 
по e-mail: VTsvetkov@westconcept.ru