ЭФФЕКТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ УДАЛЕННЫМИ ИНВЕСТИЦИОННЫМИ ОФИСАМИ VIY MANAGEMENT
Компания «Вест концепт» завершила первый этап проекта по внедрению комплексного решения ВестКонцепт|Инвестиционный офис (WestConcept|Investoffice) для партнерства VIY Management. Реализована система эффективных коммуникаций на основе корпоративного портала и организован проектный документооборот на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Ситуация
Для эффективного управления территориально распределенными представительствами партнерства, руководство VIY Management приняло решение создать корпоративную информационную систему, которая позволяла бы выполнить все требования компании.
Задачи проекта
VIY Management управляет сложными, территориально удаленными инвестиционными проектами, что обусловило высокую важность стоявших перед партнерством задач:
Повышение эффективности системы дистанционного управления проектными компаниями;
Снижение издержек и повышение эффективности работы компании за счет внедрения инструментов и методов проектного управления;
Создание единого информационного пространства для совместной работы с партнерами и проектными компаниями в условиях наличия различных информационных систем;
Возможность получения оперативной информации, ее консолидация и контроль;
Управление рисками и изменениями в реальном времени, оперативное принятие решений.
В качестве партнера была выбрана компания «Вест Концепт» Специалисты которой предложили интегрированное решение на базе систем корпорации Microsoft , отвечающее всем требованиям заказчика.
Преимущества выбранной технологии
Выбор комплексной интегрированной системы «ВестКонцепт|Инвестиционный офис» на базе продуктов Microsoft позволят получить:
Создание единого информационного пространства.
Централизацию системы управления.
Снижение временных задержек получения информации для принятия управленческих решений.
Анализ в реальном времени ключевых показателей проектов.
Консолидированная отчетность, единые формы документов.
Возможность коллективной распределенной работы.
Контроль и анализ загрузки ресурсов позволяет топ-менеджменту компании контролировать распределение занятости сотрудников на различных проектах. Распределять затраты управляющей компании на инвестиционные офисы.
Решение
Специалисты «Вест Концепт» предложили интегрированное решение, на базе продуктов корпорации Microsoft:
Microsoft Office SharePoint Server 2007
Microsoft Office Project Server 2007
Microsoft Office InfoPath 2007
С помощью этого решения создали единое информационное пространство, позволяющее любому авторизованному пользователю получить доступ ко всем данным, содержащимся в хранилище, и эффективно управлять бизнес-процессами вне зависимости от того, находится ли он в офисе или в любом другом месте.
Одной из основных целей создаваемой системы была возможность использовать на 100% функциональность системы вне зависимости от местонахождения пользователя. В системе реализована возможность удаленного доступа - специально для мобильных пользователей создана «облегченная» версия корпоративного портала, которая адаптирована для работы на мобильных телефонах и коммуникаторах.
Большое внимание уделено безопасности хранения, размещения и чтения информации - весь обмен документами осуществляется через безопасные VPN соединения по протоколам шифрования. Дополнительная защита информации обеспечивается подтверждением авторства документов уникальной электронной цифровой подписью.
Результаты проекта
"Внедрение системы позволило нам существенно оптимизировать бизнес-процессы, сократить сроки принятия управленческих решений. Топ-менеджмент получил эффективный инструмент управления, необходимый для развития". Андрей Якунин, Управляющий партнер VIY Management
В результате внедрения были автоматизированы бизнес-процессы:
Бюджетное планирование
Бюджетный контроль
Проектное управление
Документооборот
Управление персоналом
Система управления электронным документооборотом на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 позволила существенно снизить сроки обработки документов в компании за счет:
Автоматизации процессов согласования и утверждения различных документов.
Возможности размещение документов на портале через Web.
Минимизации процесса дублирования.
Единого структурированного хранилища данных и контекстного поиска, который позволяет минимизировать сроки поиска документов.
Реализации возможности использования электронной цифровой подписи.
По результатам внедрения Microsoft Project Server 2007 Система проектного управления в VIY Management позволяет более оперативно и эффективно проводить:
Управление портфелем проектов в едином информационном пространстве, в т. ч. и в территориально удаленных проектных компаниях.
Управление рисками проектов.
Оперативный контроль исполнения всех стадий проектов.
Создание рабочих областей проектов, интегрированных с системой электронного документооборота.
Все системы объединены в едином информационном пространстве интеграционной платформы Microsoft SharePoint Server 2007, которая является единой точкой входа ко всем информационным ресурсам компании, с одной стороны, а, с другой стороны, представляет пользователям интуитивно понятный, знакомый интерфейс компании Microsoft.
Особое внимание было отведено безопасности данного решения, что позволило гарантировать конфиденциальность обмена информацией.
Благодаря внедрению решения руководство VIY Management в любом месте и в любое время получает отчеты по движению документов, отслеживает их статус, контролирует загрузку и оценивает эффективность работы сотрудников компании, а также контролирует управление рисками, изменениями и проблемами в реальном времени и имеет возможность оперативно принимать решения.
Внедрение решения позволило повысить эффективность деятельности партнерства. Это обусловило планы по дальнейшему развитию системы.
___ VIY Management - независимое партнерство, предоставляющее профессиональным частным и институциональным инвесторам полный спектр услуг по консультированию, формированию и управлению инвестиционными портфелями в области прямых инвестиций в недвижимость стран "Большой Европы" и быстрорастущие компании малой и средней капитализации на развивающихся рынках России и СНГ.