Ситуация
Потребность в автоматизации была обусловлена ростом компании, стартом IPO и выходом на новые рынки. Необходимо было решение, способное повысить оперативность принимаемых решений, эффективность управления компанией и оптимизировать процесс обработки заказов клиентов.
Выбор решения
По итогу проведенного тендера среди системных интеграторов поставщиком услуг была выбрана компания «Вест Концепт», ввиду выгодных ценовых характеристик, наличия отраслевой экспертизы и большого числа успешно реализованных аналогичных проектов.
В соответвствии с поставленными целями было принято решение проводить автоматизацию на базе продукта Microsoft Dynamics NAV.
Решение
Перед проектной группой «Вест Концепт» стояли следующие задачи:
- автоматизация управленческого учета и финансового планирования на базе Microsoft Dynamics NAV;
- автоматизация работы отделов логистики и закупок;
- интеграция Microsoft Dynamics NAV с 1С ЗУП, где ведется регламентированный учет, и с сайтами интернет магазинов, через которые осуществляется продажа товаров заказчика проекта.
В ходе проекта можно выделить 5 основополагающих этапов.
В процессе первого этапа совместно с сотрудниками компании были описаны ключевые бизнес-процессы предприятия и составлены требования к внедряемой системе. В результате исследования было составлено техническое задание по проекту.
На втором этапе осуществлялась постановка системы согласно требованиям, выдвинутым Заказчиком. На протяжении этого этапа сотрудники предприятия имели возможность следить за ходом работ и в режиме реального времени высказывать свои пожелания по внесению корректировок в функционал системы.
На третьем этапе происходило обучение сотрудников работе в системе.
На четвертом этапе в NAV были перенесены данные о покупках, продажах и складских операциях из систем, ранее использовавшихся в компании.
На завершающем этапе были разработаны пользовательские инструкции.
Результаты
«С помощью реализованного компанией «Вест Концепт» решения мы смогли сделать обслуживание наших клиентов в несколько раз более быстрым, простым и прозрачным. У нас появилась возможность в максимально сжатые сроки обрабатывать заказы, приходящие на сайт, планировать доставку и предоставлять покупателям возможность отслеживать статус их покупок. Кроме того мы получили инструмент для оперативного анализа состояния дел каждого филиала компании, что позволяет более эффективно принимать управленческие решения»,- говорит Денис Самсонов, директор по продукту компании Ютинет.ру.
Специалистами «Вест Концепт» был решен ряд поставленных в начале проекта задач:
- Автоматизация управленческого учета и финансового планирования на базе Microsoft Dynamics NAV: для управленческого учета был разработан управленческий план счетов, настроены необходимые измерения, их допустимые комбинации и обязательность. Для планирования используется функционал модуля «Бюджетирование». Сравнение план-факт производится функционалом модуля «Финансовая отчетность». В системе были настроены управленческий баланс и отчет о движении денежных средств.
- Интеграция NAV c 1С ЗУП: реализована посредством выгрузки данных в шаблон Excel из 1С ЗУП и последующей загрузке его в NAV.
- Интеграция NAV c административным интерфейсом сайтов компании - одна из важнейших частей проекта. Интеграция позволяет забирать заказы, сформированные отделом продаж/клиентами на сайте для дальнейшей их обработки финансовым отделом, отделами закупок и логистики; передавать информацию о реальных товарных остатках на складах; в результате интеграции была налажена тесная двухсторонняя связь между системами, а обмен информацией осуществляется в режиме on-line.
- Автоматизация работы отдела Закупок - был разработан удобный функционал по обработке поступающих в службу закупок заказов.
По словам Елены Анисимовой, руководителя проекта со стороны «Вест Концепт», особенностью этого проекта стала невозможность проведения полноценной опытной эксплуатации из-за непрерывного большого потока заказов клиентов. Поэтому, для успешного завершения проекта выбирался период с наименьшими продажами.
Итоги проекта:
- в системе реализован полноценный учет себестоимости товаров – ведется учет абсолютно всех закупаемых товаров;
- сократилось время на оприходование товаров за счет введения штрихкодирования;
- оптимизирована работа отдела закупок – изменился принцип обработки товаров по заказам продажи необходимых к закупке, позволяющий уменьшить количество заказов поставщику и увеличить их объем, закупаемых в них товаров.
- система аналитик и финансовая отчетность настроены таким образом, что руководство Ютинет.ру может получать управленческую отчетность как отдельно по каждой компании, так и по группе компаний в целом;
- функционал транзитных перемещений позволяет подбирать товары, необходимые к отгрузке в регионы, а также отслеживать местонахождение такого груза;
- интеграция NAV с терминалами сбора данных позволила оптимизировать подбор товаров по заказам продажи.
Сейчас в системе работает более 100 пользователей.
___
Ютинет.Ру - один из лидеров в сфере Интернет-торговли компьютерной и бытовой техникой и специализированного поиска. Доля компании на интернет-рынке ноутбуков составляет около 20%. Компания была создана в 2004 году. Главным ее конкурентным преимуществом стала уникальная на тот момент система выбора товаров, которая в настоящее время широко используется интернет-магазинами.
