Ситуация
Руководство МДЦ «Виктория» приняло решение приступить к автоматизации комплекса еще на этапе его строительства. Для эффективного управления деловым центром необходимо было создать единое информационное пространство.«Мы поручили реализацию всего проекта компании «Вест Концепт», имеющей большой опыт в автоматизации гостиничных комплексов, знающей специфику этого бизнеса, оборудование и системы, используемые для автоматизации основных бизнес-процессов. Помимо прочего у компании есть опыт комплексного управления проектами с привлечением нескольких подрядчиков, что явилось для нас также одним из определяющих факторов при выборе интегратора», — комментирует Дмитрий Олегович Виноградов, генеральный директор МДЦ «Виктория».
Выбор решения
Перед компанией «Вест Концепт» топ-менеджмент МДЦ «Виктория» поставил следующие задачи:
- Автоматизировать бухгалтерский, налоговый и оперативный учет;
- Автоматизировать управленческий учет с возможностью получения отчетности по международным стандартам USALI;
- Автоматизировать все бизнес-процессы фронт-офиса;
- Автоматизировать учет в точках продаж;
- Создать необходимую ИТ-инфраструктуру.
В качестве оптимального варианта комплексной ИТ-системы, удовлетворяющей поставленным требованиям, специалисты «Вест Концепт» предложили МДЦ «Виктория» OPERA Express PMicrosoft от HRS в качестве фронт-офисной системы и решение компании Tillypad для автоматизации точек продаж. Бэк-офисной системой, объединяющей и обрабатывающей финансовые данные обеих систем, стало отраслевое решение ВестKoнцепт|Отель&SPA, разработанное специалистами «Вест Концепт» на базе Microsoft Dynamics NAV.
«Мы остановили свой выбор на решении Microsoft Dynamics NAV, так как эта система обладает необходимой для нас функциональностью и предоставляет широкие возможности для дальнейшего развития бизнеса. Кроме того, решение ВестKoнцепт|Отель&SPA официально зарегистрировано корпорацией Microsoft и успешно функционирует более чем в 20-ти ведущих гостиницах России, что подтверждает его надежность», — комментирует Дмитрий Олегович Виноградов, генеральный директор МДЦ «Виктория».
Решение
Внедрение Microsoft Dynamics NAV стартовало в конце 2008 года. Со стороны МДЦ «Виктория» активное участие в проекте внедрения принимали генеральный директор, главный бухгалтер и начальник отдела ИТ.В Microsoft Dynamics NAV реализованы следующие модули:
- Российский бухгалтерский учет — правильная организация плана счетов и аналитических измерений дают возможность одновременно получать аналитическую и управленческую отчетность и не «ломать» работу бухгалтерии.
- Налоговый учет — реализована возможность ведения налогового учета по Налоговому Кодексу РФ и формирования декларации по налогу на прибыль.
- Регламентная бухгалтерская отчетность – на основе данных, проведенных по бухгалтерскому учету, в системе формируются бухгалтерский баланс, приложение к бухгалтерскому балансу, отчет о прибылях и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, расчет по налогу на имущество и декларация по НДС.
- Финансовая управленческая отчетность, бюджетирование - автоматизация управленческого учета производилась с использованием стандартов USALI, в соответствии с которыми система формирует как отчетность по всему МДЦ «Виктория», так и по его отдельным подразделениям. Кроме того, в данном модуле реализованы функции формирования и контроля исполнения бюджетов делового центра.
- Касса/Банк — реализовано ведение операций с денежными средствами по банку и кассе, акцепт платежей, проверка их по бюджету, интеграция с системой банк-клиент.
- Продажи и клиенты — функциональность модуля позволяет вести в системе расчеты с клиентами. В системе реализован классификатор клиентов, деление данных в котором пользователь может формировать по своему усмотрению. Возможно ведение учета расчетов с клиентами в разрезе договоров.
- Покупки и поставщики - данный модуль предоставляет возможность вести расчеты с поставщиками. В системе реализованы классификаторы поставщиков, подотчетных лиц и налоговых органов. Разбивку данных в классификаторах пользователь может формировать по своему усмотрению. Возможно ведение учета расчетов с контрагентами в разрезе договоров.
- Складской учет — модуль позволяет вести учет и инвентаризацию товаров в разрезе складов и подразделений МДЦ «Виктория».
- Производство-общепит — модуль тесно интегрирован с системой POS-терминалов. Благодаря реализованной выгрузке, данные по проданным блюдам из системы POS-терминалов попадают в Microsoft Dynamics NAV. Для каждого блюда в системе можно создать рецепт и произвести его калькуляцию. Кроме того, в системе реализовано большое количество различных отчетов, в том числе по продаже алкогольной продукции.
- Планирование закупок - планирование закупок в МДЦ «Виктория» ведется в разрезе карточек товаров, в которых указывается точка дозаказа и количество для дозаказа. С помощью этих параметров система предлагает пользователю товары, необходимые к пополнению.
- Основные Средства – специфичным для внедрения этого модуля в МДЦ «Виктория» было то, что большинство Основных Средств, используемых в деловом центре, являются арендованными. Для них создаются карточки ОС и производится оприходование на забалансовые счета. Система позволяет получать информацию о местоположении ОС и производить их перемещение. Для собственных основных средств система дает возможность создавать новые карточки с использованием классификатора, также в нем полностью автоматизированы механизмы создания и отмены документов покупки, ввода в эксплуатацию, перемещения и списания Основных Средств. Система автоматически проверяет местонахождение основного средства на момент расчета амортизации и выбирает счет для начисления затрат по амортизации.
«Автоматизация управленческого учета в МДЦ «Виктория» реализована с использованием стандартов USALI, так как одной из основных целей проекта являлось получение финансовой отчетности, позволяющей оценить эффективность деятельности, как всего предприятия, так и каждого из его подразделений. Мы считаем, что эти стандарты являются наиболее подходящими для ведения гостиничного бизнеса, дают его полную прозрачность и соответствуют требованиям российского законодательства», — отмечает Анна Левина, руководитель проекта комплексной автоматизации МДЦ «Виктория» со стороны компании «Вест Концепт».
Совместно с компанией «Вест Концепт» специалисты HRS автоматизировали бизнес-процессы фронт-офиса, такие как прием и размещение, бронирование и резервирование номеров. Кроме того, была произведена интеграция с различными системами фронт-офиса, в том числе со специализированной гостиничной телефонной системой, системой авторизации кредитных карт, системой тарификации телефонных звонков, системой электронных дверных замков и с фискальным регистратором.
Специалисты «Вест Концепт» и сотрудники компании Tillypad автоматизировали учет реализации в точках продаж МДЦ «Виктория», а также осуществили интеграцию с системой фронт — офиса OPERA Express PMicrosoft.
Результаты
Внедрение отраслевого решения ВестKoнцепт|Отель&SPA на базе Microsoft Dynamics NAV позволяет вести учет покупок, продаж, денежных средств, движения товаров, основных средств, заработной платы персонала, калькуляцию производства общепита, а также формировать регламентную, налоговую и финансовую отчетности. Для получения единого информационного пространства была реализована интеграция с системами OPERA Express PMicrosoft и Tillypad.В результате, к своему открытию МДЦ «Виктория» получила современную ИТ-инфраструктуру и комплексную информационную систему, в которой реализованы все бизнес-процессы фронт-офиса, управление точками продаж, автоматизирован бухгалтерский, налоговый и оперативный учет. Также существует возможность получения управленческой отчетности по международным стандартам USALI.
___
Международный деловой центр "Виктория" расположен в исторической части Выборга. В состав входит гостиница на 60 номеров: 42 стандартных, 7 полулюксов, 3 люкса, 5 представительских люксов и 3 апартамента. Также комплекс включает в себя бизнес-центр класса "А" общей площадью 3000 кв.м, 5 конференц-залов, лобби-бар, 2 ресторана, банкетный зал, конференц - бар. Основные клиенты гостиницы - иностранные и российские бизнесмены и туристы. МДЦ "Виктория" является первым бизнес-центром класса А в г. Выборг.
