В ходе строительства гостиницы класса "люкс" под брендом «Four Seasons» в историческом центре Санкт-Петербурга перед руководством компании «Тристар Инвестмент Холдингс» встали вопросы повышения уровня координации работ между подразделениями компании и внешними партнерами (УК «Venture Investment & Yield Management LLP», генеральным подрядчиком и др.).
Отсутствие единого и доступного всем участникам инструмента планирования приводило к рассинхронизации работ, сбоям в координации действий, трудностям планирования и увеличению временных издержек. Отсутствие взаимосвязи бухгалтерского и управленческого учета не позволяло оперативно контролировать реальные расходы и изменения бюджетов.
Для выхода из сложившейся ситуации руководством компании было принято решение о внедрении интегрированной информационной системы.
В качестве партнера была выбрана компания «Вест Концепт» (входящая в холдинг «Вест Концепт»), успешно реализовавшая систему электронного документооборота, бюджетного и проектного управления в УК «Venture Investment & Yield Management LLP».
На основании большого опыта проектов в сфере автоматизации девелопмента и гостиничного бизнеса, специалисты «Вест Концепт» выбрали оптимальное решение, состоящее из систем корпорации Microsoft:
- Microsoft Office SharePoint Server 2007;
- Microsoft Office Project Server 2007;
- Microsoft Office PerformancePoint Server 2007,
Реализованная система отвечает всем требованиям клиента, поставленным в начале проекта.
Автоматизированная система проектного управления позволяет решать следующие задачи:
- Вести совместную работу в едином календарном плане-графике, снизить временные затраты на планирование, повысить координацию и синхронизацию работ как внутри компании, так и при взаимодействии с подрядчиками.
- Иметь веб-доступ к системе в любой момент времени из любой точки мира, что позволяет партнерам компании оперативно получить актуальную информацию о проекте.
- Использовать большое количество различных отчетов и представлений, что позволяет сотрудникам компании проводить сравнительный анализ хода проекта, а также отслеживать и анализировать его текущее состояние.
В рамках системы бюджетного управления и управленческого учета реализован следующий функционал:
- ведение бюджетов проекта и его версий;
- бюджетный контроль (сверка заявок на согласование договоров и требований на оплату с бюджетными лимитами);
- автоматический ежедневный сбор фактических данных из системы 1С: Бухгалтерия в разрезе бюджетных статей, договоров и контрагентов;
- проведение план-фактного анализа, в том числе, анализа отклонений от различных версий бюджета;
- проведение анализа операций по статьям бюджета, контрагентам и договорам в разрезе «бюджет-контрактование-оплата-выполнение» с возможностью задания различных периодов анализа;
- автоматическое формирование отчетности в формате управляющей компании.
Все системы объединены в едином информационном пространстве системы электронного документооброта, которая позволяется решать следующие ключевые задачи:
- автоматизированное согласование документов,
- оперативный анализ стадии согласования,
- отчетность по процессам согласования.
Руководство «Тристар Инвестмент Холдингс» высоко оценило итоги внедрения системы: «Необходимость координировать работу служб внутри компании и привлеченных к проекту партнеров, вносила дисбаланс в согласованный проект. Любое изменение требовало дополнительных временных затрат, что было для нас недопустимым.
В результате плодотворного сотрудничества с «Вест Концепт» наша компания получила настроенную и отлаженную систему, позволяющую эффективно решать данные проблемы» - комментирует финансовый директор Павел Орлов.
___
ЗАО «Тристар Инвестмент Холдингс» — девелоперская компания, реализующая проект реконструкции дома Лобанова-Ростовского, более известного как «Дом со львами», расположенного в центре Санкт-Петербурга. На площади в 25 тыс. кв. м планируется разместить пятизвездочную гостиницу на 186 номеров под брендом «Four Seasons».
