У российского производителя 1С есть собственное решение, позволяющее автоматизировать документооборот и совместную работу сотрудников — система «1С:Документооборот». Она уже внедрена примерно на 7 тысячах предприятий, причем коробочное решение используют даже во вьетнамской фирме Austdoor с общим штатом в 2000 сотрудников. То есть никаких культурных особенностей нет, это качественный интернациональный продукт.
Если совсем коротко, то «1С:Документооборот» позволяет организовать эффективную совместную работу и взаимодействие сотрудников, в том числе вне офиса. Пользователи могут управлять документами и процессами, контролировать исполнение задач, использовать шаблоны файлов документов с возможностью автозаполнения, поддерживать движение документов между подразделениями компании, организовывать мероприятия и контролировать исполнителей.
При этом пользователям прямо из коробки доступны преднастроенные инструменты: общие файлы, форум, мероприятия, проекты и пр. Встроенная система взаимодействия обеспечивает такие средства для удаленной и мобильной совместной работы, как видеозвонки, видеоконференции и видеопрезентации, групповые чаты, мгновенные сообщения.
Антикризисная лицензия в 77 раз дешевле обычной
Во время пандемии компаниям пришлось ограничить присутствие сотрудников в офисах, быстро перевести персонал на дистанционный режим работы и управлять деятельностью в новых, неизвестных до сегодняшнего дня, условиях. В этих условиях компания 1С решила поддержать бизнес и сделала серьезную скидку на свое решение.Сейчас антикризисная спецпоставка «1С:Документооборот КОРП» стоит 10 000 руб. В поставку входят временные лицензии, которые позволят использовать продукт в течение 180 дней с момента их активации, но не позднее 30 ноября 2020 года. До акции цена комплекта была в 77 раз выше — 773 100 руб. Предполагается, что те, кому сейчас необходимо быстро организовать работу сотрудников на «удаленке», к тому времени смогут решить, готовы ли они покупать постоянные лицензии по обычной цене.
Обновленная версия включает в себя такие дополнительные функции, как учет работы из дома,, готовый набор методических материалов и преднастроенные инструменты: общие файлы, форум, мероприятия и проекты. В комплекте помимо самого «1С:Документооборота» есть:
- сервер «1С:Предприятия»;
- лицензия на 100 одновременных сеансов пользователей;
- «1С:Сервер взаимодействия», который позволяет проводить видеозвонки, видеоконференции и видеопрезентации, организовывать групповые чаты и обмениваться сообщениями прямо в «1С:Документообороте».
Пять советов по внедрению «1С:Документооборота»
В этом году ежегодный форум пользователей «1С:Документооборота» прошел в онлайн-формате. Мы послушали и записали советы по внедрению «1С:Документооборота», которые там прозвучали.Важно учитывать методологию внедрения. Система автоматизирует взаимодействие разных подразделений и у сотрудников могут быть разные уровни подготовки, корпоративной культуры и готовности к взаимодействию. Организовать людей вместе будет непросто.
Используйте стандарты управления проектами. Например, PMBOK — руководство по управлению проектами — отмечает важность устава и плана управления при внедрении подобных решений. В уставе фиксируются проектные роли участников, их обязанности, процедура контроля сроков и частота взаимодействий. Фактически устав фиксирует, как будет выполняться проект. Можно обойтись и без него, но будьте готовы принять на себя дополнительные риски.
Напишите регламент о простой электронной подписи. Согласно №63-ФЗ «Об электронной подписи» в программах можно использовать простую электронную подпись, то есть логин и пароль для входа в систему. Но чтобы приравнять этот вход к подписи на бумажном документе вам понадобится тот самый регламент. Если будете использовать квалифицированную цифровую подпись, то не забывайте, что при ее использовании автоматически записывается дата, когда документ был подписан, а это не всегда удобно.
Помните про информационную безопасность. Стоит создать и регламентировать процесс управления правами доступа. А еще лучше автоматизировать его, чтобы в будущем при разборе полетов можно было быстро понять, почему тому или иному сотруднику дали расширенные права.
Изучите и используйте различные функции системы. Возможно в электронном согласовании у вас будут разрывы, например, кто-нибудь из топ-менеджмента откажется работать в системе и будет подписывать документы только вручную. Тогда стоит использовать возможности поддержки смешанного документооборота: фиксировать передачу приложений, вести журнал передачи документов, распечатывать лист согласований и использовать сканер штрих-кода. Все поручения топ-менеджера в таком случае должны фиксироваться в системе.
Новые фишки «1С:Документооборота»
Если вы уже применяете решение, то ниже несколько новых фишек, о которых вы могли не знать, но которые существенно упрощают жизнь пользователям.- Быстро сравнить файлы. В подменю «Еще» нужно выбрать пункт «Дополнительно» и команду «Сравнить файлы».
- Самостоятельно сбросить персональные настройки. Внешний вид, оформление, списки, настройки отчетов — всё это можно сбросить, не обращаясь к администратору. В «Настройках» нужно выбрать пункт «Обо мне», перейти на нужную вкладку и очистить параметры.
- Создать чат для одного человека. В период самоизоляции самая полезная функция. Если серьезно, то этот чат можно использовать для заметок или важных ссылок, которые в будущем вам пригодятся. В общем, то, что в соцсетях называют разделом «Избранное» или «Закладки».
- Написать сотрудникам прямо из списка отчетов. Если вы хотите задать уточняющий вопрос по отчету, неважно, ежедневному или еженедельному, теперь это сделать гораздо удобнее — можно писать из списка отчетов, соответствующая кнопка появилась в верхней панели.
- Учитывать часовые пояса. Если у вас компания с географически распределенными офисами, то теперь «1С:Документооборот» учитывает разные часовые пояса. Больше не будет путаницы, по какому времени зарегистрировали переговорную кабину в новосибирском офисе — по местному или московскому.
- Открыть скан-копии документов во встроенном редакторе. Для этого в персональной настройке работы с файлами достаточно выбрать способ открытия сканов «во встроенном редакторе». Правда, редактировать их всё еще придется во внешнем